Contabilidad y Estimaciones es la Aplicación Fiscal y Contable para solucionar a cualquier Persona Física o Entidad Financiera sus necesidades internas, relacionadas con su productividad o estado de cuentas y externas con la creación de los informes para la presentación de sus resultados en el Registro Mercantil y generando los modelos de impuestos necesarios para su tramitación en la Agencia Tributaria. Preparada para uso profesional (Asesorías o Gestorías) y particular (Personas o Entidades).

• Cualquier tipo de Sociedad. Para llevar la contabilidad de su empresa, en cualquier modalidad: Normal, Abreviada o Pymes.
• Personas Físicas, Comunidades de Bienes o Agrupaciones. Para llevar las cuentas en cualquier modalidad que se encuentre: Estimación Directa (Normal y Simplificada) o Estimación Objetiva (Módulos Normales y Agrarios).
• Asesorías o Gestorías que, debido a su actividad profesional, se dedican a llevar la gestión fiscal y contable de terceros y presentan los resultados en el Registro Mercantil y en la Agencia Tributaria.

Para empezar a utilizar la aplicación se debe tener conocimientos de Windows para poder ejecutarla, cuando instala la aplicación se crea un icono en el escritorio, que pulsándolo la ejecuta. Para la introducción de datos deberá tener conocimientos básicos de la codificación del plan contable para que la obtención de resultados sean los correctos, los mas comunes son que las cuentas de proveedores empiezan con 40000, los acreedores con 41000, los clientes con 43000, los bancos con 57200, las cajas con 57000, los gastos con 6 y los ingresos con 7. En el programa se introduce el plan contable con los niveles 1, 2, 3, 4 y 5 para ayudar cuando tengamos que codificar una cuenta más complicada.

Contabilidad y Estimaciones está desarrollada para poder introducir 100.000 Personas o Entidades diferentes, para cada una crea una carpeta y en ella las bases necesarias para la introducción de los datos de todos sus ejercicios, esto posibilita que en la obtención de informes se pueda solicitar los datos de más de un ejercicio, aunque siempre se trabaja sobre una Persona o Entidad y un ejercicio.

Se necesita tener instalado:

• Excel, porque los listados se emiten en Hoja Excel y para su elaboración es necesario tenerla instalada.
• Word, porque La Memoria y las Certificaciones el formato de salida es un documento Doc.
• Acrobat Reader, para poder visualizar los listados y modelos Oficiales que se emitan en Archivo PDF.
• Si se emiten los impresos por Telemática, deberá tener conexión a internet y un explorador, ya que abre automáticamente la página donde introducir el modelo.

La introducción de datos es la base de cualquier programa, en nuestra aplicación la separamos en tres opciones: dos para llevar la parte fiscal y una la contable. Toda la parte fiscal es la que va a ser reflejada en los impresos oficiales para su presentación a la Agencia Tributaria y automáticamente crea el asiento de la parte contable. La parte contable es la que ofrece el estado de cuentas o situación económica y sirve para que con su análisis realizar la toma de decisiones.

La entrada fiscal se separa en dos para diferenciar claramente las Compras o Gastos de las Ventas o Ingresos, en las dos opciones se pueden introducir todo tipo de asientos y se han creado tres campos de Base Imponible y tres de Importe de Compra o Ingresos para poder realizarlo. Estan asociados dos a dos, pero siempre se pueden modificar. El campo que suma al total es el de importe de Compra o Venta, el campo Base Imponible es para el cálculo fiscal, tiene todas las posibilidades: tener asientos con Base Imponible e Importe como son las facturas, incluso con dos Bases Imponibles y un Importe o al revés dos Importes y una Base Imponible, con Base Imponible y sin Importe, como son asientos de regularización de impuesto de I.V.A. y con Importe y sin Base Imponible como son las nóminas o amortizaciones.

En la introducción contable la característica mas importante es que es el importe es único y es la cuenta la que puede estar en el debe o en el haber. Esta característica facilita la introducción de apuntes, porque en una misma línea podemos hacer el contrapunte, ya que la aplicación no permite tener cuenta en el debe y en el haber. Si encuentra esta situación lo que hace es: dividir en dos apuntes, uno para la cuenta del debe y otro para la cuenta del haber siendo el resto de datos igual. Esto se puede utilizar para crear nuevos apuntes en asientos existentes, porque basta con poner el código de una cuenta en un lugar en blanco para hacerlo y después corregir los importes de los nuevos apuntes para cuadrar el asiento.

En las tres opciones presenta un asiento, al entrar el último creado, situándose sobre el primer campo, sin necesidad de realizar otra opción, está preparado para cambiarlo, ya que siempre está en modo modificación. Esta característica agiliza mucho el cambio de los datos que hay, cuando necesitemos nuevos asientos lo que hace es crear el siguiente con los datos necesarios introducidos por defecto y se posiciona en el primer campo. Otra características es que en las ventanas nos movemos con los cursores, rápidamente de un campo a otro, para posicionarse sobre el deseado, también lo podemos hacer pinchando con el ratón.

Ya que siempre la introducción de los asientos no es correlativa por fechas y al final de ejercicio se debe renumerar ordenado por este campo, todos los asientos tienen un número identificativo denominado “Documento”, éste se asigna al crear el asiento y no se modifica, se utiliza para la numeración contable de los documentos y su búsqueda directa.

Cada Persona o Entidad podrá desarrollar una o mas actividades, los datos estarán asignados a cada una de ellas y serán introducidos por separado, dependiendo de la naturaleza de cada actividad, necesitará introducir datos en una, dos o las tres opciones:

• Si la actividad es empresarial y estar obligado a llevar la contabilidad puede optar por introducir los asientos por separado Compras, Ventas y Diario de Asientos en las tres opciones y poder llevar la parte contable y fiscal, aunque también puede introducir todos los asientos en el Diario y utilizar sólo la parte contable.
• Si la actividad es de Estimación Directa deberá introducir las Compras y Ventas en sus opciones correspondientes para poder elaborar los Resúmenes de Rendimientos correctamente, y si se desea también los apuntes de Diario para realizar el análisis.
• Si la actividad es de Estimación Objetiva, deberá calcular los Rendimientos Netos y las Cuotas de I.V.A. para los tres primeros trimestres en sus apartados correspondientes y para el cuarto deberá introducir las Compras en su apartado y hacer la Regularización de los Módulos.

La codificación de los clientes, los proveedores, las compras, los ingresos, etc., en todo tipo de actividades, se basa en el plan contable y todos los datos son introducidos en el nivel máximo, que es de 11 dígitos, para agilizar esta introducción se crearon ayudas, para evitar la introducción de tantos ceros, que son:

• Poner un guión entre los números (4-1 en vez de 40000000001) o simplemente poner el principio si termina en cero (4 en vez de 40000000000).
• Búsqueda de Cuenta: para utilizarla debe poner el carácter “+” al principio del campo que le solicita y pulsar ENTER, también si aparece un botón con “Cuenta” realiza lo mismo, aparece la ventana solicitando: código de cuenta, descripción o N.I.F.. Sólo hay que introducir uno y basta con parte, ya que a continuación presenta una relación siendo primero el que contenga los caracteres introducidos y están ordenados por el campo.
• Otra ayuda, para no tener que salir de una introducción de datos, es que si no encuentra una cuenta, da la posibilidad de crearla. También si ponemos un punto al final nos busca la siguiente a crear (si ponemos 40000. buscará el primer número libre para crear la cuenta que empiece con 40000) entrando directamente en la creación.

Para facilitar la introducción de asientos repetitivos, existen tres opciones paralelas que son asientos predefinidos donde podremos introducir todos los asientos que necesitemos y después incorporarlos buscándolos en la opción.

También para realizar la introducción de datos mas ágil, se incluye una base de claves para agrupar todas las descripciones de los apuntes que comiencen igual en un código y no tener que repetirlas.

Un complemento a la introducción de datos son las Amortizaciones o Bienes de Inversión que para su correcta gestión tiene una opción exclusiva, con todas las opciones necesarias y con un traspaso automático a la Gestión Fiscal y Contable.

Automáticamente crea los Asientos de Apertura, Cierre y el de Traspaso de la Cuenta de Explotación, genera la Regularización de Existencias.

• Renumeración de Asientos Comunes, de Compras y de Ventas.
• Cambia los asientos de un Código de Cuenta por otro, traspasa todos los apuntes de una cuenta a otra.
• Un rango de cuentas lo cuadra con otra, por ejemplo todas las cuentas que tengan saldo entre la 4000000000 y la 40000999999 las cuadra con la 57000000000, lo que conseguimos que todos los saldos pendientes de proveedores los cuadremos con la caja.
• Eliminación de una cuenta y todas sus contrapartidas, quitaría todos los asientos de diario, compras y ventas que contenga la cuenta introducida.
• Borrado selectivo de Asientos de Diario, si se necesita eliminar más de un asiento y para no tener que estar buscando y borrando, aquí podemos introducir hasta 20 números diferentes y borrarlos con un sólo click.
• Borrado de Datos podremos borrar todos los datos entre dos números, entre dos fechas o ambos filtros a la vez.
• Incluye la toma de datos por Norma 43, actualmente todos los bancos no pueden dar los movimientos que tiene una cuenta en un fichero de texto, este fichero se rige por la Norma 43 y la aplicación incorpora todos los movimientos que tenga el banco sin necesidad de teclearlos, lo que evita errores y conseguimos ahorrar tiempo.
• Incorpora de forma automática los datos de las aplicaciones Facturaciones y Vencimientos y Nóminas y Seguridad Social, evitando la introducción de las facturas y pagos de Facturaciones y Vencimientos y todos los asientos de nóminas de Nóminas y Seguridad Social.

• Contabilidad y Estimaciones ofrece una gran gama de listados, todos tienen filtros con múltiples posibilidades y están orientados a la obtención de la información necesaria para cada caso.
• Listados Contables. Realiza una variada gama de listados para la gestión contable: Listado de Diario tanto Abreviado como de Apuntes, Extracto de Cuentas, Mayor tanto Detallado como por Meses y Balance de Sumas y Saldos. También realiza los dos oficiales el Balance de Sumas y Saldos Trimestral y el Diario Resumido por Meses para su presentación en el Registro Mercantil.
• Listados de Libros Oficiales. Realiza los listados de los siguientes libros oficiales: Libros del I.V.A. Soportado, Devengado, Bienes de Inversión y de Operaciones Intracomunitarias soportadas y repercutidas, Libro de Ingresos y Gastos, Libro de Retenciones, Libro de Inventario de Almacén y Libro de Suplidos.
• Otros Listados. Listado de actividades en Estimación Objetiva (Módulos), de Vencimientos y en cada gestión de un fichero ofrece un listado de los datos introducidos.

Los resultados contables, para Presentarlos o Analizarlos, que podemos obtener son los siguientes:

• Balance de Situación. Incluye los modelos oficiales Normal, Abreviado y Pymes. Para un análisis más profundo también pueden incluir las cuentas que producen cada saldo.
• Cuenta de Perdida y Ganancias. Incluye los modelos oficiales Normal, Abreviado y Pymes. Para un análisis más profundo también pueden incluir las cuentas que producen cada saldo.
• Estadio de Cambios en el Patrimonio Neto de Ingresos y Gastos. Incluye los modelos oficiales Normal y Abreviado. Para un análisis más profundo también pueden incluir las cuentas que producen cada saldo.
• Estadio de Cambios en el Patrimonio Neto total de cambios en el Patrimonio Neto. Incluye los modelos oficiales Normal, Abreviado y Pymes.
• Estado de Flujos de Efectivo. Incluye el modelo oficial Normal.

Cada uno de estos modelos se pueden recalcular tantas veces como se desee y también se pueden hacer por límites de fechas, tanto inferiores a un ejercicio como superior, existe una opción de diseño donde podremos modificar los datos incluidos.

También lista la Cuenta de Pérdidas y Ganancias según el plan de 1973 a nivel 3 que es un resumen contable claro para saber el estado de la actividad, ya que refleja los gastos en una columna y los ingresos en otra, ofreciéndote el cuadre con el beneficio o la pérdida.

Memoria en cualquier de los tres modelos; Normal, Abreviada o Pymes. Calculando e incorporando los datos contables en un documento Word para su posterior tratamiento y su presentación oficial. Emisión de las cuentas para el Registro, incorpora en los modelos del Registro Mercantil los datos de las cuentas, los permite modificar o ajustar para su impresión y Oficial. Incluye los modelos oficiales Normal, Abreviado y Pymes, para S.L, S.A. u Otra y se pueden introducir los datos en Euros, Miles de Euros o Millones de Euros.

Para los resultados fiscales ofrece toda la gama de Modelos oficiales que se necesitan presentar:

Trimestrales. Para cada uno hay una opción con la gestión completa que calcula e imprime los modelos: 110, de retenciones del I.R.P.F.. 115, de Retenciones de Alquileres. 130, Ingresos a cuenta sobre el I.R.P.F. de Actividades en Estimación Directa. 131, de Ingresos a cuenta del I.R.P.F. de actividades en Estimación Objetiva. 202, Ingresos a cuenta del Impuesto sobre Sociedades. 303, Impuesto del I.V.A. de actividades en Régimen General y sus omónimos en el I.G.I.C.. 340, Declaración informativa de operaciones en libros Trimestral o Mensual. 349, Declaración Informativa de Operaciones Intracomunitarias trimestral o anual.

Anuales. Para cada uno hay una opción con la gestión completa que calcula e imprime los modelos: 180, Anual de Retenciones sobre Alquileres. 184, de Entidades en Régimen de Atribución de Rentas. 190, Anual de Retenciones del I.R.P.F.. 347, Operaciones con terceros. 390, Resumen Anual del I.V.A.. Resumen de Rendimientos Netos de Actividades en Estimación Directa y Objetiva. En la gestión de cada Modelo o serie de Modelo los últimos datos calculados de los trimestres o impresos anuales permanecen para su posterior consulta, también existe una opción que nos presenta todos los impresos y si se han calculado o si se han impreso.

Todos los Modelos se pueden imprimir en Papel Blanco y también en los formatos oficiales para su presentación que son: en Archivo PDF para su presentación presencial (sólo para personas físicas no para sociedades) y Telemática para su presentación por Internet en la pagina oficial de la Agencia Tributaria.

El análisis de los datos los podremos realizar mediante cuatro de las opciones:

• Presupuestaria, que analiza las desviaciones que ha habido con referencia a un presupuesto inicial. Presenta las desviaciones anuales o mensuales y en el nivel del plan contable que desee, 1, 2, 3, 4, 5 u 11 o en todos.
• Porcentual, que analiza los movimientos que hay en un intervalo de cuentas con respecto a una. Presenta el saldo y porcentaje con respecto a la cuenta total.
• Ratios, Nos presenta todos los ratios existentes bajo los epígrafes de Rentabilidad, Eficiencia Operativa, Endeudamiento, Liquidez y Financiación.
• Analítica, nos permite crear tantos análisis como deseemos, con nueve niveles de evaluación. El resultado que nos ofrece se puede utilizar para Costes, Fabricación, Mano de obra, Materiales, o para cualquier análisis interno que deseemos diseñar.

Tiene la posibilidad de realizar movimientos de datos de varias formas:

• Copia de seguridad: crea un archivo con los datos de todos los ficheros de la Persona o Entidad activa o de todas las de la aplicación, también existe la recuperación de esos datos mediante el Volcado de Copia. Puede servir para la generación de una Copia de seguridad o para trasportar de un ordenador a otro una Persona o Entidad.
• Copia de Persona o Entidad: realiza una copia de la Persona o Entidad en otro número, por ejemplo la Persona o Entidad número 00001 la copiamos en la 00002 y podemos copiar todos los datos, o solo los generales. Puede servir para crear un punto de restauración en una Persona o Entidad o para empezar con otra si tiene un plan contable similar.
• Consolidación de Personas o Entidades, es la suma de los datos de dos. Por ejemplo suma los datos la Persona o Entidad 00001 con los de la 00002 y los introduce en la 00003.
• Exportar e Importar Datos Económicos es la introducción de los datos de una Persona o Entidad en un medio físico como un Disco o un Pen-Drive. Sirve para introducir un limitado número de asientos de la misma Persona o Entidad entre dos ordenadores, por ejemplo realizamos toda la contabilidad y el asesor nos realiza el cierre este pequeño número de asientos lo podemos mover de un ordenador a otro sin necesidad de que sean todos.
• Traspaso y Recuperación del Histórico, traspasa datos que no se utilizan a otras bases para mayor rapidez.

• Procesador Intel 486 o superior, también en AMD o similar.
• 512 Gb de memoria RAM o más.
• En vacío 150 Mb de HD disponible y para cada Persona o Entidad en vacío unos 20 Mb.
• Resolución pantalla 800 x 600 píxeles o superior, aunque también funciona en inferiores pero la calidad visual de cietas opciones no sea perfecta.
• Sistema Operativo Windows en sus versiones XP, Vista, Server 2008 ó 2003, 7, 8 y 10.
• Conexión a Internet.
• Explorador de Internet, Internet Explorer, Mozilla u otro similar.
• Microsoft Office. Sólo utiliza Word y Excel y la versión 2003 o superior.
• Adobe Acrobat Reader o similar, un visor de documentos PDF y que permita su impresión.

Todos estos requisitos pueden ser inferiores pero para un funcionamiento fluido son los que se podrían considerar como indispensables, siempre que se disponga de algo superior ayudará a la rapidez de la aplicación.